各學(xué)院（部）、各單位：

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部令第27號(hào)）《廣西師范大學(xué)檔案管理辦法》（2023年修訂）等有關(guān)規(guī)定以及學(xué)校檔案工作安排，為確保2024年度形成的各類檔案材料及時(shí)、完整收集歸檔，進(jìn)一步推動(dòng)學(xué)校檔案工作規(guī)范化、制度化，現(xiàn)將2025年歸檔工作通知如下：

一、歸檔范圍

（一）各學(xué)院（部）、各單位在2024年1月1日至12月31日形成的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式、載體的材料（詳見附件1）。

（二）往年遺漏又應(yīng)歸檔的材料。

（三）加強(qiáng)人物檔案、照片檔案等校史資料收集歸檔。

（四）如本部門待歸檔材料與附件1《廣西師范大學(xué)各單位檔案歸檔范圍和保管期限表》（2025版）存疑，請(qǐng)及時(shí)與檔案館相關(guān)人員聯(lián)系（聯(lián)系方式詳見附件4）。

二、歸檔要求

2025年檔案歸檔工作實(shí)行線上、線下結(jié)合的方式歸檔，具體歸檔要求如下：

（一）加強(qiáng)對(duì)歸檔工作的組織和領(lǐng)導(dǎo)

各學(xué)院（部）、各單位要高度重視歸檔工作，把歸檔工作納入部門年度工作內(nèi)容和工作職責(zé)，與其他各項(xiàng)工作同安排、同部署、同檢查、同考核；分管領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)作用，親自靠前抓，落實(shí)人員，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)歸檔工作；檔案員要切實(shí)履行歸檔職責(zé)，按照歸檔規(guī)定，完成本部門、本單位形成的全部檔案材料及單位個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中接收到的檔案材料，做到應(yīng)歸盡歸，任何個(gè)人不得據(jù)為己有；規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔；確保檔案歸檔質(zhì)量。

（二）按規(guī)定及時(shí)完成歸檔工作

各學(xué)院（部）、各單位請(qǐng)按照規(guī)定的時(shí)間及早歸檔。是否按時(shí)歸檔，將作為部門年度檔案工作考核的重要依據(jù)。按規(guī)定，各類檔案應(yīng)于6月30日前歸檔完畢。科研檔案在獲得結(jié)項(xiàng)通知書后1個(gè)月內(nèi)歸檔；基建項(xiàng)目等專題性、成套性的項(xiàng)目檔案，在項(xiàng)目完成通過(guò)鑒定驗(yàn)收后2個(gè)月內(nèi)歸檔；財(cái)會(huì)類檔案可由部門暫時(shí)存滿1年后，在每年的寒假前完成上一年度材料歸檔；畢業(yè)生照片檔案在每年暑假前歸檔；干部、人事檔案在材料形成后每月完成一次歸檔；實(shí)物檔案（如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)題詞、廢舊印章等）在形成后1個(gè)月內(nèi)歸檔；學(xué)校臨時(shí)性機(jī)構(gòu)、重大活動(dòng)形成的文件材料隨時(shí)接收。根據(jù)實(shí)際，檔案館擬定了各學(xué)院（部）、各單位具體歸檔時(shí)間（詳見附件2）。如有特殊情況，請(qǐng)聯(lián)系檔案館相關(guān)人員予以調(diào)整。

（三）開展檔案安全管理與實(shí)地檢查

各學(xué)院（部）、各單位在檔案整理歸檔中要確保檔案實(shí)體和信息安全。檔案館將根據(jù)工作要求，抽取部分單位進(jìn)行實(shí)地檢查。檢查內(nèi)容：貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記關(guān)于檔案工作重要指示批示精神；貫徹落實(shí)檔案法、檔案法實(shí)施條例與檔案安全保管情況；2024年度形成的各類材料收集、整理、歸檔情況等。

（四）做好線上線下歸檔與檔案交接

1.線下歸檔。各學(xué)院（部）、各單位檔案員按照歸檔范圍，按時(shí)按要求收集本部門形成的檔案材料，進(jìn)行分類預(yù)立卷，確保分類預(yù)立卷無(wú)誤后再分卷編寫頁(yè)號(hào)（詳見附件3）。歸檔移交的檔案請(qǐng)移交給檔案館相關(guān)負(fù)責(zé)人，對(duì)材料分類立卷及涉密文件材料（包括文書、科研、基建等材料）立卷歸檔有疑問(wèn)的，可申請(qǐng)檔案館相關(guān)人員進(jìn)行指導(dǎo)（詳見附件4）。

2.線上歸檔。線下組卷后，使用“綜合檔案管理系統(tǒng)(新）”（https://ndzx.gxnu.edu.cn）線上錄入案卷和卷內(nèi)目錄數(shù)據(jù)，賬號(hào)與密碼請(qǐng)?jiān)趲煷髾n案管理QQ群中咨詢，系統(tǒng)操作具體詳見《綜合檔案管理系統(tǒng)培訓(xùn)講義》（附件5）或進(jìn)入系統(tǒng)后通過(guò)操作視頻模塊學(xué)習(xí)。

3.檔案交接。線上數(shù)據(jù)錄入完成后，聯(lián)系檔案館工作人員審核數(shù)據(jù)，審核無(wú)誤后打印檔案目錄，填寫《檔案移交情況說(shuō)明》（附件7）一式2份，由本單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后加蓋單位公章，與歸檔文件一并送至檔案館，辦理檔案驗(yàn)收移交手續(xù)。檔案館業(yè)務(wù)人員檢查無(wú)誤后簽字確認(rèn)，即返回一份目錄由移交單位留底備查。凡不符合歸檔要求的，待重新修正后再補(bǔ)辦移交手續(xù)。檔案館接收紙質(zhì)檔案，同時(shí)接收電子數(shù)據(jù)檔案。各單位按要求將收集整理好的電子文件材料，用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備備份，移交檔案館鑒定歸檔或通過(guò)校園網(wǎng)郵箱發(fā)送至檔案館（郵箱archives@gxnu.edu.cn），涉密材料請(qǐng)線下拷貝歸檔。

三、明確各部門檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案員

為便于檔案工作溝通，請(qǐng)有人員調(diào)整的學(xué)院（部）、單位于4月3日前將《2025年各部門檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案員相關(guān)信息表》（附件6）發(fā)送到檔案館郵箱（archives@gxnu.edu.cn），沒(méi)有發(fā)送視為無(wú)變更。往年各部門檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案員請(qǐng)查看檔案館主頁(yè)-館情介紹-兼職隊(duì)伍 （http://dag.gxnu.edu.cn/2289/list.htm）。

 四、歸檔工作交流聯(lián)系方式

（一）立卷歸檔工作QQ群（師大檔案管理群）：145661257

 （二）立卷歸檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)聯(lián)系人及電話詳見《檔案館立卷歸檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)分工與聯(lián)系表》（附件4）。

附件：1.廣西師范大學(xué)各單位檔案歸檔范圍和保管期限表（2025版）

    2.2025年各學(xué)院（部）、各單位歸檔時(shí)間安排表

    3.廣西師范大學(xué)檔案歸檔基本業(yè)務(wù)規(guī)范

    4.檔案館立卷歸檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)分工與聯(lián)系表

    5.綜合檔案管理系統(tǒng)培訓(xùn)講義

    6.2025年各部門檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案員相關(guān)信息表

   7.檔案移交情況說(shuō)明

檔案館

2025年3月28日